Politique de Confidentialité

Dernière mise à jour : 23 septembre 2026

Bienvenue sur Upchat. La présente Politique de Confidentialité (la « Politique ») décrit comment SAS VRM, société française exploitant Upchat (« Upchat », « nous », « notre » ou « nos »), collecte, utilise, partage et protège les informations que vous nous fournissez ou que nous collectons lorsque vous utilisez notre plateforme, notre site web et nos services (collectivement, les « Services »).

En accédant à nos Services ou en les utilisant, vous acceptez les pratiques décrites dans cette Politique. Si vous n'acceptez pas ces pratiques, veuillez ne pas utiliser nos Services.

1. Qui sommes-nous ?

SAS VRM est une société établie en France, au 66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, France. Elle exploite les Services Upchat et est le point de contact pour la présente Politique.

Pour toute question relative à la présente Politique ou à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à : legal@upchat.ai

2. Informations que nous collectons

Nous collectons les catégories d'informations suivantes :

2.1 Informations que vous nous fournissez directement

• Informations de compte : nom, adresse e-mail, mot de passe, informations d'entreprise (le cas échéant).
• Informations de paiement : coordonnées de facturation, historique de transactions (les données de carte bancaire sont traitées par nos prestataires de paiement tiers et ne sont pas stockées directement par Upchat).
• Contenu utilisateur (« Inputs ») : messages, fichiers, instructions, données que vous soumettez à nos agents IA ou intégrez à nos Services.
• Communications : messages échangés avec notre support client ou nos équipes.

2.2 Informations collectées automatiquement

• Données d'utilisation : pages consultées, fonctionnalités utilisées, durée des sessions, actions effectuées au sein des Services.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, identifiants d'appareil, journaux d'erreurs (logs).
• Cookies et technologies similaires : voir la Section 6 ci-dessous.

2.3 Informations provenant de tiers

Lorsque vous connectez des services tiers à Upchat (par exemple des plateformes de messagerie, des outils de calendrier, des intégrations tierces), nous pouvons recevoir des informations en provenance de ces services, conformément aux autorisations que vous accordez.

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations collectées afin de :

• Fournir, maintenir et améliorer nos Services ;
• Créer et gérer votre compte ;
• Traiter les paiements et gérer la facturation ;
• Fournir une assistance technique et répondre à vos demandes ;
• Personnaliser votre expérience et améliorer la pertinence de nos agents IA ;
• Assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus, et faire respecter nos Conditions Générales d'Utilisation ;
• Vous envoyer des communications relatives au service (mises à jour, alertes de sécurité, informations administratives) ;
• Avec votre consentement préalable, vous envoyer des communications marketing ;
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Aucun entraînement de modèles sur vos données. Nous n'utilisons jamais vos messages, instructions, fichiers, contenus issus d'intégrations, réponses générées ou autres données personnelles pour entraîner, réentraîner ou améliorer des modèles d'IA, qu'ils soient les nôtres ou ceux de nos fournisseurs. Nous transmettons aux fournisseurs de modèles uniquement les données nécessaires à l'exécution de la tâche demandée ; ce traitement ne leur confère aucune autorisation d'entraînement. Nous pouvons améliorer les fonctionnalités des Services à partir de retours ou de statistiques d'usage, sans entraîner de modèle sur vos données utilisateur.

4. Base légale et partage des informations

4.1 Partage avec des tiers

Nous ne vendons pas vos informations personnelles. Nous pouvons toutefois partager vos informations avec :

• Sous-traitants et prestataires de services : hébergement infrastructure (cloud), traitement des paiements, outils d'analyse, service client — ces prestataires sont contractuellement tenus de protéger vos données et de ne les utiliser qu'aux fins prévues, sans entraînement de modèles sur vos données.
• Fournisseurs de modèles d'IA tiers : lorsque nos Services s'appuient sur des modèles tiers pour traiter vos requêtes, vos Inputs peuvent être transmis à ces fournisseurs dans le seul but d'exécuter la tâche demandée et de générer une réponse (Output). Ils ne sont pas autorisés à utiliser vos données pour entraîner ou améliorer leurs modèles ; cette interdiction doit être reflétée dans nos accords et configurations avec eux.
• Autorités légales : lorsque la loi l'exige, ou pour protéger nos droits, notre sécurité, ou ceux de nos utilisateurs.
• Successeurs en cas d'opération capitalistique : en cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, vos informations pourront être transférées à l'entité acquéreuse, sous réserve du respect de la présente Politique.

4.2 Localisation du stockage et transferts internationaux

Les données utilisateur conservées par Upchat pour les Services sont stockées en Europe. Cela comprend les contenus que vous confiez aux agents et les données personnelles conservées dans nos systèmes. La localisation du stockage ne signifie toutefois pas que chaque opération de traitement reste en Europe : pour exécuter une tâche, des données strictement nécessaires peuvent être transmises à un fournisseur de modèle ou à un service tiers, y compris hors de l'Espace économique européen. Une telle transmission n'autorise jamais leur utilisation pour entraîner des modèles. Les transferts hors EEE sont soumis aux garanties décrites à la Section 7.3. Les services tiers que vous connectez peuvent appliquer leurs propres règles de stockage aux données qu'ils conservent dans leurs systèmes.

5. Conservation des données

Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir les Services, respecter nos obligations légales, résoudre des litiges et faire appliquer nos accords. À l'issue de cette période, vos données sont supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale de conservation prolongée.

6. Cookies et technologies de suivi

Nous utilisons des cookies et technologies similaires afin de :

• Assurer le fonctionnement essentiel du site et des Services ;
• Mémoriser vos préférences ;
• Analyser l'utilisation de nos Services à des fins d'amélioration continue ;
• Le cas échéant, mesurer l'efficacité de nos campagnes marketing.

Sous réserve de votre accord pour la publicité dans les préférences cookies, le site vitrine utilise notamment la balise LinkedIn Insight Tag pour mesurer les visites et les clics sur les liens de démarrage d'inscription ou de demande de démo. Un clic sur ces liens ne signifie pas qu'un compte a été créé ou qu'un rendez-vous a été confirmé. Vous pouvez retirer cet accord depuis le lien « Préférences cookies » du site.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies ; certaines fonctionnalités des Services pourraient toutefois être affectées.

7. Vos droits (résidents de l'Espace Économique Européen, du Royaume-Uni et de la Suisse / RGPD)

Si vous résidez dans l'Espace Économique Européen (EEE), au Royaume-Uni ou en Suisse, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD/UE 2016/679) et les législations équivalentes (UK GDPR, LPD suisse) vous confèrent des droits spécifiques sur vos données personnelles, décrits ci-dessous.

7.1 Base légale du traitement

Nous traitons vos informations personnelles sur les bases légales suivantes, selon la finalité concernée :

7.2 Vos droits RGPD

Vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer à tout moment en nous contactant à legal@upchat.ai :

• Droit d'accès (Art. 15) : obtenir une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification (Art. 16) : corriger des informations inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement / « droit à l'oubli » (Art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve d'exceptions légales (ex : obligations comptables, contentieux en cours).
• Droit à la limitation du traitement (Art. 18) : demander la suspension temporaire du traitement de vos données dans certains cas.
• Droit à la portabilité (Art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.
• Droit d'opposition (Art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, notamment à des fins de marketing direct.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
• Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant, sauf exceptions prévues par la loi.
• Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente dans votre pays de résidence (par exemple, la CNIL en France, l'APD en Belgique, ou toute autre autorité de protection des données membre de l'EEE), ou auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) au Royaume-Uni.

Nous répondrons à toute demande dans un délai d'un (1) mois, prolongeable de deux (2) mois supplémentaires pour les demandes complexes, conformément à l'Art. 12.3 RGPD. Une vérification raisonnable de votre identité pourra être demandée avant traitement de la demande.

7.3 Transferts internationaux de données

SAS VRM est établie en France et les données utilisateur conservées par Upchat sont stockées en Europe (Section 4.2). Certains sous-traitants, notamment fournisseurs de modèles d'IA, peuvent néanmoins traiter les données strictement nécessaires à l'exécution de la tâche hors de l'EEE. Lorsque des données personnelles sont transférées depuis l'EEE, le Royaume-Uni ou la Suisse vers un pays ne bénéficiant pas d'une décision d'adéquation applicable, nous mettons en place des mécanismes de transfert reconnus, notamment :

• les Clauses Contractuelles Types (Standard Contractual Clauses, SCC) approuvées par la Commission européenne ;
• le cas échéant, l'UK International Data Transfer Addendum pour les transferts depuis le Royaume-Uni ;
• des garanties supplémentaires contractuelles et techniques (chiffrement, minimisation des données) avec nos sous-traitants, lorsque nécessaire.

Vous pouvez demander une copie des garanties de transfert applicables en nous contactant à legal@upchat.ai.

7.4 Point de contact dans l'Union européenne

SAS VRM est établie en France. Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, contactez-nous à legal@upchat.ai ou à notre adresse indiquée en Section 1.

7.5 Délégué à la Protection des Données (DPO)

Upchat n'a pas actuellement l'obligation de désigner un Délégué à la Protection des Données au sens de l'Art. 37 RGPD, compte tenu de la nature et de l'échelle de nos traitements. Cette situation sera réévaluée à mesure que nos activités évoluent. Toute question relative à la protection des données peut être adressée à legal@upchat.ai.

8. Vos droits (résidents de Californie / CCPA)

Si vous résidez en Californie, la loi California Consumer Privacy Act (CCPA), telle que modifiée, vous confère notamment les droits suivants :

• Droit à l'information : connaître les catégories et sources d'informations personnelles collectées, ainsi que les finalités de traitement.
• Droit d'accès : demander une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de suppression : demander la suppression de vos informations personnelles, sous réserve de certaines exceptions légales.
• Droit de rectification : demander la correction d'informations inexactes.
• Droit de non-discrimination : vous ne subirez aucune discrimination pour avoir exercé vos droits CCPA.
• Droit de refus de vente/partage : Upchat ne vend ni ne partage vos informations personnelles à des fins de publicité comportementale intersites, au sens du CCPA.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à legal@upchat.ai. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi applicable, après vérification raisonnable de votre identité.

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles visant à protéger vos informations personnelles contre tout accès non autorisé, perte, altération ou divulgation. Ces mesures incluent notamment :

• Chiffrement en transit : toutes les communications avec nos Services sont chiffrées via HTTPS/TLS.
• Chiffrement au repos : les données stockées dans nos bases de données sont chiffrées.
• Authentification à deux facteurs (2FA) : disponible pour la sécurisation des accès aux comptes.
• Journalisation des accès : les accès aux systèmes et aux données sensibles sont enregistrés à des fins de traçabilité et de détection d'anomalies.
• Cloisonnement des environnements : nos environnements de production, de test et de développement sont séparés, afin de limiter l'exposition des données réelles.

Ces mesures sont adaptées à la taille, à la nature et à la sensibilité des données que nous traitons, et évolueront à mesure que nos Services se développent. Aucun système n'étant totalement infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue ; en cas d'incident de sécurité affectant vos données personnelles, nous vous en informerons conformément aux obligations légales applicables (notamment l'Art. 33-34 du RGPD et les lois de notification de violation de données applicables).

10. Confidentialité des mineurs

Nos Services ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de mineurs. Si vous pensez qu'un mineur nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter afin que nous puissions les supprimer.

11. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique périodiquement afin de refléter des changements dans nos pratiques ou pour d'autres raisons opérationnelles, légales ou réglementaires. Toute modification substantielle vous sera notifiée par un avis raisonnable (par exemple, via le site ou par e-mail) avant sa prise d'effet. La date de « Dernière mise à jour » en haut de ce document indique la version la plus récente.

12. Droit applicable

La présente Politique est établie conformément au droit français et aux règles de protection des données applicables, notamment le RGPD. Les personnes concernées conservent les protections impératives prévues par leur législation locale et le droit de saisir leur autorité de contrôle compétente.

13. Nous contacter

Pour toute question, demande ou réclamation relative à cette Politique de Confidentialité ou au traitement de vos informations personnelles :

SAS VRM — Upchat Adresse : 66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, France E-mail : legal@upchat.ai

Ce document est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Nous vous recommandons de faire réviser cette Politique par un conseiller juridique qualifié avant sa publication, afin de vous assurer de sa conformité avec toutes les lois applicables à votre activité.